Muitas pessoas têm dúvida sobre fazer ou não fazer retificações, como funciona, qual a diferença entre retificação administrativa e judicial, porque alguns cartórios se recusam a realizar a retificação, etc.

Hoje tentaremos responder a todas essas dúvidas.

POR QUE RETIFICAR?

O processo de cidadania italiana é algo complexo, onde o oficial italiano analisará certidão por certidão para ter certeza de que a cidadania foi passada de geração para geração. Dessa forma, todas as certidões (desde o nascimento do antenato, passando por todas as certidões, até chegar às do requerente) devem estar corretas, sem erros de nome, sobrenome, datas de nascimento, casamento, etc, pois se houver algum erro, o oficial pode recusar sua documentação e não autorizar a sua cidadania italiana.
Exemplo, o nome do antenato aqui no Brasil era Angelo Ferri, mas ao buscar a certidão de nascimento dele lá na Itália, descobre-se que seu nome, na realidade era Angelo Ferrari. Ferri e Ferrari são sobrenomes distintos, e o  oficial do Comune pode alegar que se tratam de pessoas diferentes, por mais que a data de nascimento, o nome dos pais sejam os mesmos em todas as suas certidões.

Como o número de pessoas  fazendo o processo de cidadania italiana aumentou, os oficiais italianos, cada vez mais, estão exigindo a documentação o mais correta possível, e por esse motivo, caso existam erros em seus documentos, é importante que se faça a retificação.

O QUE É RETIFICAÇÃO DE REGISTRO CIVIL?

A retificação nada mais é do que corrigir dados de uma certidão. Por exemplo, seu avô nasceu em 04 de abril de 1930, mas na certidão de casamento dele consta que o nascimento ocorreu em 07 de abril de 1930. Dessa maneira, a data na certidão de casamento está errada e precisa ser corrigida, você faz isso através da retificação da certidão de casamento.

RETIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA

A retificação administrativa é aquela feita no próprio cartório, pelo escrevente da serventia.

Esse tipo de retificação é mais simples e o escrevente que decidirá se aceita fazer a retificação ou não.
A maior reclamação das pessoas que estão no processo de cidadania é quanto ao escrevente do cartório se recusar a fazer o processo de retificação administrativa.
“Mas porque o escrevente não pode entender meu caso e fazer a retificação ali?”
Porque ele deve seguir leis e diretrizes do Conselho Nacional de Justiça, do Código Civil brasileiro, Lei dos Registros Públicos e da Constituição Federal.
Nosso nome e sobrenome, por lei, são imutáveis, ou seja, não podem ser modificados, mas em certos casos específicos podem ocorrer mudanças (elencadas na lei). “Mas então porque o escrevente do cartório não faz as mudanças que eu estou pedindo?”, porque essa mudança pode causar uma insegurança jurídica e ele não quer ser responsável por isso.
Hoje o cartórios não precisam mais de autorização do Ministério Público para fazer certas retificações (art.110 da Lei de Registros Públicos), mas eles não são obrigados a fazê-las, é direito deles recusarem e orientarem que se entre com processo judicial. Isso porque a retificação não é tarefa simples, pois a mudança de um nome, de uma data, etc, pode causar essa insegurança jurídica e o escrevente prefere que um juiz decida para que aí, com uma decisão judicial, ele (escrevente) só tenha que cumprir, e caso ocorra algum problema, ele dirá que está cumprindo ordem do juiz.

Ademais, a parcela de erros que o escrevente pode modificar é muito pequena, sendo na retificação judicial mais ampla. No cartório, eles podem retificar erros menores, como mudança de uma letra em um sobrenome, por exemplo, que é um erro de fácil verificação e prova, do contrário, eles apenas cumprirão mandados judiciais que, aí sim, os obrigam, a realizar a retificação. Esses mandados judiciais são conquistados através do processo de retificação judicial.

Deixo aqui no artigo 110 da Lei 6.015 (Lei de registros públicos):

O oficial retificará o registro, a averbação ou a anotação, de ofício ou a requerimento do interessado, mediante petição assinada pelo interessado, representante legal ou procurador, independentemente de prévia autorização judicial ou manifestação do Ministério Público, nos casos de:        (Redação dada pela Lei nº 13.484, de 2017)

I – erros que não exijam qualquer indagação para a constatação imediata de necessidade de sua correção;        (Incluído pela Lei nº 13.484, de 2017)

II – erro na transposição dos elementos constantes em ordens e mandados judiciais, termos ou requerimentos, bem como outros títulos a serem registrados, averbados ou anotados, e o documento utilizado para a referida averbação e/ou retificação ficará arquivado no registro no cartório;        (Incluído pela Lei nº 13.484, de 2017)

III – inexatidão da ordem cronológica e sucessiva referente à numeração do livro, da folha, da página, do termo, bem como da data do registro;        (Incluído pela Lei nº 13.484, de 2017)

IV – ausência de indicação do Município relativo ao nascimento ou naturalidade do registrado, nas hipóteses em que existir descrição precisa do endereço do local do nascimento;        (Incluído pela Lei nº 13.484, de 2017)

V – elevação de Distrito a Município ou alteração de suas nomenclaturas por força de lei.        (Incluído pela Lei nº 13.484, de 2017).

INSEGURANÇA JURÍDICA O QUE É ISSO?

Na retificação de registro civil, como dissemos, você pede a alteração de nome, sobrenome, datas, cidades, etc, tudo aquilo que esteja equivocado no registro e que você consegue comprovar, através de outras certidões de registro nacionais e internacionais (no caso da cidadania italiana, certidões italianas), que necessitam ser modificados.
No caso da retificação de registro civil, a insegurança jurídica ocorre quando da modificação desses elementos no registro, por isso que muitos cartórios não fazem retificações administrativamente.
Imaginem, por exemplo, que uma pessoa peça para modificar seu sobrenome nas certidões de nascimento e casamento, mas ela tem um processo trabalhista acontecendo, e ela consegue fazer a retificação administrativamente de seu sobrenome enquanto o processo trabalhista corre, pode acontecer de ela ganhar o processo e não ser encontrada para fazer depósito de valores a receber, ou outros procedimentos, por conta da mudança de seu sobrenome. Isso é uma insegurança jurídica.
Posso citar milhares de exemplos que possam causar insegurança jurídica, e é por esse motivo que nosso nome e sobrenome são imutáveis, para que isso não ocorra.
“Ah, mas o erro é na data de nascimento lá do meu antenato! E mesmo assim o cartório não quis fazer!”, sim, como dito anteriormente, o cartório não é obrigado a retificar, ele pode fazer a retificação se quiser, mas não é sua obrigação. Nesses casos de registro civil mais antigos, existem alguns problemas com nomenclaturas que ao longo do tempo foram sendo modificadas para dar mais dignidade às pessoas (como por exemplo, o termo “filho legítimo” ou “filho ilegítimo”, que não são mais usados), e é devido à insegurança jurídica, que nestes casos o escrevente também se recusa a fazer modificação em assentos antigos, tanto que, muitas vezes, apenas para que ele possa emitir uma certidão antiga, ele pede autorização judicial, onde o requerente da certidão deve preencher um requerimento com seus dados e informar o motivo para o qual quer aquela certidão antiga. Tudo isso para não causar insegurança jurídica.

RETIFICAÇÃO JUDICIAL

Esse tipo de retificação é aquela pelo qual você ingressa com um processo na justiça, através de advogado, para que os erros constantes nas certidões sejam corrigidos.
Em um processo de retificação judicial, você pode pedir a correção de tudo o que quiser, não ocorre um processo de retificação para cada erro, em um mesmo processo é possível que se peça a reparação de tudo o que se precisa.
Com advogado constituído, que deve analisar toda a sua documentação, verificar todos os erros, conversar com você, enviar um relatório explicando cada erro e te orientando como prosseguir, dá-se entrada na ação.
Um processo nada mais é do que uma conversa entre o requerente (representado pelo seu advogado que tem conhecimento específico para lidar com o caso), o Ministério Público e o juiz, este último que decidirá, baseado nos fatos apontados pelo advogado e pelo Ministério Público, se autoriza a retificação ou não.
A ação ocorre no domicílio do requerente e para dar entrada, é preciso fazer prova com documentação, ou seja, com todas as certidões que comprovem os erros. Se for uma certidão italiana, ela deve ser traduzida e apostilada, porque, do mesmo modo que nós temos que traduzir e apostilar nossos documentos para que eles sejam válidos no processo de cidadania italiana, para um processo de qualquer natureza aqui, os documentos italianos também devem ser apostilados e traduzidos.
O processo corre em segredo de justiça por se tratar de direito pessoal e para, mais uma vez, não causar insegurança jurídica.
Não existe tempo exato, nem tempo máximo ou mínimo para que esse processo chegue ao fim, isso porque não há como o advogado pedir para que o processo seja julgado de forma mais rápida, ele apenas dá entrada no processo que será distribuído (sorteado) eletronicamente, para que seja julgado em uma Vara Cível ou de Registros Públicos, do fórum da Comarca de onde o autor mora. Depois desse sorteio, o processo passa para a mão do juiz desta Vara que encaminhará o processo para análise do Ministério Público, e depois o juiz decidirá sobre o caso com base no que o advogado da parte trouxe ao processo e o que o Ministério Público também disse. Isso não ocorre de forma rápida, uma vez que tanto Ministério Público, como as Varas possuem milhares de processos a serem analisados, e não somente processos de retificação, existem diferentes processos em uma mesma Vara e todos precisam de atenção e tempo. Por isso, não há como prever quanto tempo um processo de retificação irá durar, pode ser que seja julgado rápido e tudo termine em 2 ou 3 meses, mas pode demorar muito mais.
Além disso, se o juiz não concordar com as retificações, será necessário entrar com recurso e esperar análise do Tribunal, o que também necessita de tempo.

Portanto, se você precisa entrar com um processo de retificação de registro civil tenha em mente que isso é necessário para que seu processo de cidadania italiana corra da melhor maneira possível e que, devido ao tempo que este processo precisa para acontecer, você precisará adiar sua ida para a Itália por um tempo, até que o processo se conclua e o juiz mande (essa é a função do mandado), o escrevente do cartório fazer as correções necessárias nos assentos de nascimento, casamento e óbito.