As certidões para correção no cartório (retificação administrativa) será a mesma que a judicial, ou seja, você terá que provar através de outras certidões de registro civil (ou religiosa, dependendo do caso), que é necessário retificar as informações do registro apresentado.

Por exemplo, você precisa corrigir a certidão de nascimento do filho do italiano/português, porque o sobrenome do pai está errado, você precisará apresentar a certidão de nascimento desse pai e como é uma certidão estrangeira, ela precisa estar apostilada e, quando em língua não portuguesa, traduzida por tradutor juramentado, para que tenha validade aqui no Brasil e o escrevente verifique a autenticidade do documento também.
O cartório poderá exigir quanta documentação acreditar necessária para verificar a possibilidade da retificação administrativa e se eles exigirem, você deverá cumprir, entregando os documentos.

O que é necessário ter em mente que cada cartório atua de uma maneira, mas sempre dentro das leis e regulamentos do CNJ, por isso, um cartório pode pedir um documento que outro cartório não pediu, etc. Não se apoie na experiência dos outros, pois cada caso e cada retificação é de um jeito, não existe fórmula mágica e nem uma receita de bolo para agir, cada oficial procederá da melhor maneira para preservar a segurança jurídica (que já falei aqui).
Importante lembrar que o oficial não é obrigado a realizar a retificação em cartório, ele pode pedir toda a documentação que quiser, dentro da legalidade, mas pode se recusar a corrigir, porque acredita ser melhor cumprir decisão judicial, pois o juiz terá mais aparato técnico para analisar e decidir sobre a retificação em si.
É aceitável suscitar dúvida ao cartório para tentar “forçar” a correção administrativamente? Sim, mas não é possível forçar, se o escrevente analisou a documentação que julgou necessária e verificou que tudo bem, pode ser feita a retificação no cartório, ótimo, será feito e cada cartório possui um prazo para isso também, porém, se o escrevente acreditar que não pode realizar a retificação e que isso, de alguma maneira, pode prejudicar alguém, trazer instabilidade jurídica, ele orientará a busca por retificação judicial.

Portanto, não existe uma planilha, uma única maneira de se juntar documentação para a retificação administrativa, o básico é a certidão estrangeira (quando da correção de itens que constam originariamente desta) apostilada e traduzida, e as certidões de registro civil que fazem parte da cadeia descendente que precisem ser corrigidas, ou que tragam informações que devem ser corrigidas nas demais certidões também.

Dessa maneira, entre em contato com o cartório onde poderá ser feita a retificação (cada certidão deve ser retificada no seu cartório de origem) e se informe sobre a documentação pertinente ao seu caso.

Tenha sempre a ciência de que você terá que apresentar a documentação exigida pela serventia cartorial e deverá aguardar o período de análise para que se verifique a possibilidade, ou não, da retificação ocorrer em cartório.

Veridiana Petri
OAB/SP 348.682
Advogada, ítalo-brasileira, graduada pela Faculdade de Direito de São Bernardo do Campo, pós-graduação em Relações Internacionais com ênfase em Direito Internacional/2020, pós-graduação em Direito Notarial e Registral/2021, pela Faculdade Ibmec/Damásio – SP.
E-mail: veridiana@cidadaniatuttoaposto.com.br / veridianatuttoaposto@gmail.com